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Agents/agentes d'administration

Autres appellations : administrateur/administratrice de bureau, agent/agente de planification, analyste administratif/analyste administrative, coordonnateur/coordonnatrice des services administratifs

Fiche métier

Description :

Les agents d'administration supervisent et exécutent des procédures administratives, établissent l'ordre de priorité des tâches et coordonnent les acquisitions des services administratifs tels que l'espace à bureaux, les fournitures et les services de sécurité. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Principales tâches :

  • superviser et coordonner les services administratifs et les procédures de bureau et étudier, évaluer et appliquer de nouvelles méthodes de travail;
  • établir l'ordre de priorité des tâches, attribuer le travail au personnel de soutien et s'assurer que les délais sont respectés et que les procédures sont suivies;
  • effectuer des activités à caractère administratif associées aux inscriptions dans des établissements d'enseignement postsecondaire;
  • administrer les politiques et les pratiques concernant la divulgation de dossiers pour donner suite aux demandes d'accès découlant des lois sur l'accès à l'information et sur la protection de la vie privée;
  • coordonner et planifier les services administratifs, tels que les besoins en locaux, les déménagements, le matériel, les fournitures, les formulaires, la disposition des biens, le stationnement, les services d'entretien et de sécurité;
  • collaborer à la préparation du budget d'exploitation et assurer le contrôle des stocks et le contrôle budgétaire;
  • rassembler des données et préparer des lettres, des manuels et des rapports périodiques et spéciaux.

Régions où ce métier
a les meilleures perspectives :

  • Montréal
  • Montérégie
  • Laval
  • Abitibi-Témiscamingue
  • Chaudière-Appalaches
  • Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine
  • Côte-Nord
  • Centre-du-Québec
  • Nord-du-Québec

Formation

DIPLÔME D'ÉTUDES PROFESSIONNELLES (DEP)

COMPTABILITÉ

Durée: 1 an et demi

Objectifs du programme

Développer les compétences nécessaires pour l'application de méthodes essentielles à la pratique du métier telles que : rechercher et échanger de l'information, produire des tableaux et des graphiques, effectuer la mise en page de la correspondance liée à la comptabilité, utiliser l'information relative à la législation des affaires, organiser et traiter les données liées aux ressources d'une entreprise, assurer l'efficience de son travail. Développer les compétences nécessaires pour communiquer, verbalement ou par écrit, en milieu de travail telles que : rédiger en français et en anglais de la correspondance liée à la comptabilité, interagir dans des situations professionnelles variées, communiquer en anglais dans un contexte de comptabilité. Développer les compétences nécessaires pour l'exécution des tâches de comptabilité telles que : calculer, préparer et traiter des pièces justificatives de différents types d'entreprises, gérer l'encaisse, produire les paies, effectuer les tâches courantes liées aux transactions, effectuer des calculs liés à la détermination du coût d'un bien et d'un service, effectuer des tâches de fin de période et de fin d'année, produire la déclaration de revenu d'un particulier, implanter un système comptable.

Organismes scolaires offrant le programme

 

SECRÉTARIAT

Durée: 1 an et demi

Objectifs du programme

Développer les compétences nécessaires pour l'application des principes, des règles et des méthodes suivantes : une méthode de doigté, la révision de textes en français, la gestion de l'information administrative, l'approche qualité, la gestion du temps, la conception et la présentation visuelle d'un document, la rédaction et la disposition de la correspondance en français; développer les compétences nécessaires pour l'utilisation des outils informatiques ci-après : logiciels de base de données, de traitement de texte, de tableur, et de communication; développer les compétences nécessaires pour communiquer en milieu de travail et gérer, en français et en anglais, les communications d'un bureau; développer les compétences pour la réalisation des tâches de secrétariat telles que : produire et recevoir de la correspondance en français, produire des documents, traiter les demandes relatives aux lois du travail, mettre à jour des dossiers, préparer des réunions d'affaires, effectuer des tâches comptables courantes, effectuer des tâches comptables périodiques, produire de la correspondance en anglais, traduire de la correspondance en anglais.

Organismes scolaires offrant le programme

 

DIPLÔME D'ÉTUDES COLLÉGIALES (DEC)

 

TECHNIQUES DE BUREAUTIQUE

Durée: 3 ans

Objectifs du programme

Le programme Techniques de bureautique vise à former des secrétaires (sauf les domaines juridique et médical) spécialisées soit en coordination de bureau ou en éditique. 

Voie de spécialisation A - Coordination du travail de bureau

Développer les compétences théoriques et pratiques en gestion, en relation interpersonnelles et en exploitation des logiciels et des nouveaux environnements informatiques. Préparer les élèves à la planification, l'organisation, la supervision et l'évaluation du travail d'une équipe rattachée à une unité de bureau, au recrutement et à la formation du personnel de l'unité de bureau. Préparer les élèves à la rédaction, la révision et la traduction de textes, à l'élaboration de procédures, à la gestion des ressources matérielles et financières d'une unité de bureau, à la gestion de bases de données, à la gestion documentaire et à l'organisation de séminaires, colloques, congrès et autres types d'événements. Développer le leadership et le sens des responsabilités des élèves.

Voie de spécialisation B - Micro-édition et hypermédia

Développer les compétences théoriques et pratiques tant au niveau des outils informatiques qu'au niveau de la rédaction, de la traduction et du traitement linguistique des textes. Préparer les élèves à la production, à la conception graphique et à la mise en pages de cahiers de formation, de formulaires, de rapports, de documents publicitaires, de bulletins et journaux internes, de présentations multimédias, de pages web et autres types de documents hypermédias. Préparer les élèves à la gestion de projets. Développer la créativité des élèves, leur sens de l'esthétisme et le souci du détail.

Organismes scolaires offrant le programme

 

TECHNIQUES DE COMPTABILITÉ ET DE GESTION

Durée : 3 ans

Objectifs du programme

Le programme Techniques de comptabilité et de gestion vise à former des personnes aptes à exercer la profession de technicienne et de technicien en comptabilité et en gestion. La technicienne et le technicien en comptabilité et en gestion travaillent dans tous les secteurs d’activité économique, principalement dans les secteurs manufacturiers et des services.

Dans le domaine de la comptabilité, ces personnes peuvent intervenir à toutes les étapes du cycle comptable et doivent être en mesure d’apporter du soutien technique dans toutes les tâches connexes à la comptabilité.

Ce travail comporte de plus en plus des tâches d’analyse, de planification et de conseil technique auprès des gestionnaires et de la clientèle.

Dans le domaine de la gestion, ces personnes effectuent des travaux de soutien et d’assistance liés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles d’une entreprise.

Elles sont appelées à évoluer dans un environnement hautement informatisé, à utiliser des outils et des méthodes de gestion intégrée, à contribuer à la gestion de la qualité de leur service et surtout à rechercher, traiter et transmettre de l’information. Elles jouent souvent le rôle d’intermédiaire entre les différents services de l’entreprise, les fournisseurs et la clientèle.

Autant dans le domaine de la comptabilité que de la gestion, ces personnes doivent faire preuve d’une grande polyvalence puisqu’elles font face à des situations de travail complexes et changeantes.

Organismes scolaires offrant le programme